Clasificación de información... Tips básicos para empezar a ordenarnos
Datos que se procesan y transforman en información a través de los sistemas, cuando recopilamos documentos, cuando nos comunicamos; esta actividad es diaria y continua, y el criterio con el cual la administramos no siempre es el mismo.
Todos usamos innumerables tipos de información en sus actividades diarias, la que almacenamos básicamente en 2 formatos principales:
Físico, también conocido como formato ’hardcopy’, por ejemplo: documentos en papel, incluyendo faxes y copias fotostáticas.
Electrónico, también conocido como ‘softcopy’, por ejemplo: documentos electrónicos en Word, hojas de cálculo en Excel, presentaciones en PowerPoint, escaneos, etc.
De este modo, la información en ‘hardcopy’ puede ser almacenada en archivos físicos, carpetas o gabinetes, mientras que la información ‘softcopy’ puede ser almacenada en varios medios electrónicos, incluyendo CD ROM cintas de audio, memorias USB, discos duros, Asistentes Digitales Personales (p.e. Blackberries) y otros dispositivos similares.
También la información es comunicada de una persona a otra utilizando diferentes métodos o medios de transmisión, por ejemplo: oralmente por teléfono o en persona, o por escrito vía fax, correo postal o correo electrónico.
El uso de tecnología inalámbrica para facilitar la comunicación electrónica y de voz ha aumentado rápidamente en todo el mundo. Los teléfonos celulares, las redes inalámbricas y los PDAs son ejemplos de esta tecnología. Es importante destacar que, en el caso de la información 'softcopy', todos los controles que comentaré en próximos debates, aplican de la misma forma cuando la tecnología inalámbrica es utilizada por empleados o contratistas de una Organización.
Cuando comuniquen información, siempre consideren el principio fundamental que indica que la información debe ser compartida únicamente a quienes tengan una necesidad legítima de conocerla. La información no debe compartirse con quienes no necesiten conocerla (esto hace a nuestra vida cotidiana también).
Si tienes duda al recibir información particular de personas dentro o fuera de la Organización, siempre pregúntense: ¿Realmente necesito conocer esta información?
Y antes de compartir información con los demás, dentro o fuera de la Organización: ¿Esta persona necesita conocer esta información para llevar a cabo sus actividades en la Empresa?
En caso necesario, hagan la misma pregunta a la persona que les haya solicitado compartir la información. Éstas dos preguntas son el concepto básico de "Conocer y dar a Conocer" que nos ayuda a abrir una serie de Tips sobre la información, su entorno de procesamiento, riesgos asociados y como clasificarla, para de esta forma establecer los controles adecuados ya sea que tenga que cumplir con alguna regulación, norma o estándar implementado en la Organización.
La información se clasifica con base a su valor para la Organización y para quienes se relacionan con ella, considerando el daño que podría causarse si se divulga sin autorización. Los tres niveles de clasificación que aconsejo utilizar inicialmente y en orden ascendente de sensibilidad son:
Información Pública
Información Interna
Información Confidencial
Los niveles de clasificación reflejan el valor de la información para la Organización y para quienes se relacionan con ella, y el daño que podría causarse al comprometerse o perderse la confidencialidad o privacidad de la misma. A continuación se describen algunos ejemplos de información para cada una de las categorías.
Información Pública
Esta es información que está disponible al público en general o ha sido aprobada para publicación al público en general, y no afecta a la Organización o a sus socios si es divulgada. Como tal, la información de ‘Dominio Público’ no es sensible.
Ejemplos de información pública:
Folleto de información de productos.
Comunicados de prensa autorizados
Biografías en un sitio público de Internet, que describen al equipo directivo e incluyen sus fotografías y trayectorias sin mencionar sus datos personales
Información Interna
Esta clase de información es para uso general de los empleados de la Organización, contratistas autorizados y socios comerciales. La información de ’USO INTERNO’ es sensible y no debe estar disponible fácilmente al público en general porque su divulgación podría ser inapropiada e inconveniente.
La combinación de nombres y direcciones de personas generalmente es considerada como información de ‘Uso Interno’. Esta información está generalmente disponible, sin embargo algunas personas evitan la publicación de sus direcciones, por ejemplo en directorios telefónicos; por tal motivo, con el fin de respetar su privacidad personal, debemos tratar de no divulgar esta información innecesariamente.
Como tal, la información clasificada de ’Información Interna’, debe ser tratada con cuidado.
Ejemplos de información interna:
Información financiera sobre iniciativas de planeación y/o proyectos.
Planes de viaje y reuniones que incluyen nombres del cuerpo administrativo, no disponibles al público. No se proporcionan más detalles personales sobre el personal.
Álbum de fotos on-line del personal conteniendo nombres, departamentos y fotografías.
Información disociada de clientes
Información Confidencial
Es información que no es conocida públicamente y que otorga a la Organización una ventaja competitiva. La información 'CONFIDENCIAL’ es información muy sensible que si es divulgada, tendría un IMPACTO SIGNIFICATIVO en la Organización. Como tal, la información clasificada como 'CONFIDENCIAL', dentro o fuera de la empresa, a menos que el receptor ‘necesite conocer’ dicha información y se tomen las medidas necesarias para protegerla y para evitar que se comparta sin autorización. Debe evitarse la divulgación no autorizada de esta información y protegerla apropiadamente. Esta clasificación sólo debe utilizarse en circunstancias limitadas.
Ejemplos de información confidencial:
Información sobre precios y márgenes de ganancia de productos
Resultados preliminares de estudios médicos laborales
Listas de clientes
Datos claves de Negocio
Planes estratégicos a nivel corporativo
¿QUIÉN DECIDE LA CLASIFICACIÓN CORRECTA?
Los Dueños de Datos son responsables de garantizar que dicha información sea clasificada correctamente en una de las 3 categorías. Los ‘Autores’ o ‘Creadores’ de la información generalmente determinarán la categoría apropiada consultando al personal de Seguridad de la Información, según sea necesario.
Los Dueños y Autores deben considerar el impacto y probabilidad de divulgación al clasificar la información. El 'Impacto' es evaluado en términos de pérdida o ganancia potencial, riesgo de daño a personas, daño a la reputación de la Organización y a la participación de mercado, entre otros factores.
La ‘Probabilidad’ del daño es evaluada en colaboración con el personal de Seguridad de la Información y otros sectores según se requiera. Las clasificaciones establecidas por los Dueños y Autores de la Información deben ser revisadas sólo con la aprobación del Dueño/Autor. Para agregar información a un documento o colección nueva, se requiere que quien la agrega, evalúe su sensibilidad y garantice su clasificación correcta.
Los Dueños de Datos son personas de alta gerencia que son responsables, entre otras cosas, de los niveles de clasificación asignados a la información de la Organización. Aunque los Dueños de la Información son responsables de la correcta clasificación, dicha responsabilidad muchas veces será delegada a los Autores que crean la información. En muchos casos, los Autores entienden mejor el contenido de la información y están en mejor posición de clasificarla correctamente.
Los Autores pueden generar o crear información ‘desde cero’ o pueden recopilar información a partir de fuentes existentes. La información recibida de otra fuente, ya sea un empleado o un tercero, debe haber sido clasificada previamente. Tomar dicha información y combinarla con otra información de una segunda fuente, ya sea en forma verbal o escrita, crea efectivamente información ‘nueva’ que debe ser clasificada.
Por ejemplo, el Material A podría contener información personal y ser clasificado como información de ‘Uso Interno’.
El Material B podría contener información sensible utilizada para algún proceso específico (por ejemplo, información relativa a la salud, religión) y ser clasificado también como información de ‘Uso Interno’. Cuando creamos materiales nuevos que contienen información de ambas fuentes, dicha información se podría clasificar como ‘Confidencial’.
Es importante entender que si creamos una carpeta para que la vean los demás, en papel o electrónica, que contenga tanto el Material A como el Material B, entonces habremos creado una fuente de información combinada. Como la persona que agrega esta información, más que como el ‘Autor’, necesitarás confirmar que la carpeta resultante esté marcada apropiadamente.
En términos generales, los pasos involucrados en la clasificación son:
Evaluar el posible impacto en caso de que la información de documentos o archivos electrónicos sea divulgada. Los Dueños y Autores deben considerar el nivel de impacto, el daño potencial a los Clientes y a la reputación de la Organización.
Evaluar la probabilidad de divulgación de la información de documentos o archivos electrónicos.
Asignar la clasificación correcta según el contenido y sensibilidad de la información.
Implementar las medidas de seguridad apropiadas para el almacenamiento, distribución y desecho del documento y/o archivo electrónico, y proporcionar instrucciones adecuadas a los usuarios o receptores que deseen comunicar la información.
Dos últimas consideraciones:
Siempre debe verificarse la sensibilidad de la información que se maneja y debe considerarse qué se necesita para protegerla.
Aunque los Dueños / delegados nominados son responsables de determinar y aplicar la clasificación correcta, cada persona que maneja Información, incluyendo empleados y contratistas, son responsables de garantizar que cualquier información sensible sea manejada de forma correcta y apropiada.
Fabián Descalzo
Certificado en Dirección de Seguridad de la Información (Universidad CAECE)
Analista de Seguridad Informática - Auditoria y Control de Información
ITIL V3 Certified - ISO 20000 Internal Audit Certified
